A trajetória do recebimento por um serviço não é simples. Diferentes fatores podem atrasar o faturamento, mas dá para diminuir falhas com melhorias nos processos
Na gestão do fluxo de caixa de um hospital, clínica ou laboratório, a chance de haver “ruídos” de informação no intervalo que vai da prestação de serviço até o recebimento é altíssima. E os motivos variam: documentos faltantes ou incompletos, ausência ou divergência nos códigos dos procedimentos, valores divergentes entre a tabela do prestador e a do plano, ou a própria falta de organização interna da instituição. Como resultado, a receita que efetivamente entra para o caixa é menor do que o esperado, ou se concretiza em um prazo muito mais longo.
A figura da glosa já é uma velha conhecida, mas existe um problema sobre o qual poucos gestores de saúde falam a respeito. Trata-se do “pendente de faturamento”, que corresponde àqueles procedimentos que já foram prestados, mas que ainda não foram faturados contra a operadora. A perda dos prazos gera um volume importante de procedimentos que nem iniciaram o ciclo de recebimento – e quem sofre é o caixa, pois esse “pendente” significa dinheiro parado.
Mas, se a relação entre operadoras e prestadores de serviços funciona de determinada maneira há tanto tempo, por que esta é, hoje, uma questão que ameaça a saúde financeira da instituição?
Nova realidade das margens afeta fluxo de caixa
As margens dos prestadores de serviço de saúde já foram mais gordas no passado, o que pode justificar, em parte, que o segmento tenha demorado a se atentar para a importância de melhorar os processos que vão do atendimento ao paciente até o recebimento.
Segundo Thiago Aitken, diretor executivo da Plataforma Lever, o fato de ter uma margem de lucro alta compensava o descasamento dos prazos dos prestadores. “Como você tinha uma margem de lucro alta, era comum que se observasse menos a questão dos prazos de recebimento, uma vez que a margem boa compensava o prazo ruim. Mas, entendo que esse movimento de olhar com mais atenção para os processos internos veio para ficar. Como a realidade mudou e está cada vez mais difícil renegociar contratos com as operadoras, é preciso que o gestor volte suas atenções para o que ele pode fazer dentro de casa, e a minha dica seria olhar para os procedimentos que já foram realizados, mas ainda estão pendentes de faturamento”, observa o especialista.
Com o amadurecimento e a padronização na gestão das operadoras, os custos dos procedimentos começam a ficar mais baixos e os prestadores de serviço precisam também evoluir. “Com as margens diminuindo, o problema do prazo médio de recebimento alongado vai incomodar cada vez mais. Numa linha do tempo de mercado, o preço dos procedimentos tende a cair, a margem dos hospitais e clínicas a diminuir e o problema do fluxo de caixa começa a ser mais urgente. Daí a importância de conhecer todo o ciclo de receita”, alerta o diretor executivo.
Perda de prazos é minimizada com boa gestão
Para aderir a qualquer contrato com uma operadora de saúde, o prestador de serviço deverá concordar com as suas regras, e essas incluem as janelas e prazos para faturamento, preços dos procedimentos e prazo para recebimento. Acontece que isso não é negociável. Portanto, segundo Ivan Matos, diretor da Plataforma Lever, é importante que os processos internos das prestadoras de serviço de saúde estejam muito bem alinhados, a fim de não alongar ainda mais os prazos de recebimento – que já são longos o suficiente.
Além disso, é bom ressaltar que cada operadora tem diferentes diretrizes. “Se você tem 20 operadoras, é certo que terá 20 regras diferentes. Uma vai querer receber os procedimentos de forma impressa; a outra, pelo portal. Existem planos que não pagam se a cobrança for enviada depois de 90 dias e, a depender do procedimento, diferentes evidências são solicitadas para concluir o faturamento, seja um raio X pós-cirúrgico, seja apenas um relatório da cirurgia. Então, a gestão interna precisa ter conhecimento profundo sobre essas particularidades. Todos os cuidados, no fim das contas, refletem na agilidade que o prestador fatura e, a partir daí, recebe”, explica o diretor.
Pendente de faturamento: um vilão escondido dos gestores financeiros
Todo gestor financeiro acompanha os prazos de recebimento, mas, muitas vezes, ele sequer sabe que existem procedimentos (portanto, receita) parados, pois não consegue enxergar determinadas fases. O que ainda não foi faturado não aparece como inadimplência e, assim, o gestor simplesmente perde o problema de vista. Este seria um “estoque” escondido de procedimentos realizados.
Evitar esses gargalos exige o bom gerenciamento dos processos da instituição e o treinamento de pessoal. Investir em um sistema ERP também pode ajudar, mas ter os dados disponíveis e realizar auditorias internas para a garantia dos processos são focos ainda mais sensíveis e decisivos.
Se depois de medir, atacar e diminuir o pendente de faturamento o caixa ainda estiver apertado, é possível usar a opção de antecipação de recebíveis dos planos de saúde, como forma de reduzir o prazo de recebimento. Nesse caso, você vai precisar de uma empresa especializada nesse tipo de operação, como a Plataforma Lever, fintech que se dedica exclusivamente ao setor de saúde.
Todas essas soluções, juntamente de ferramentas práticas para gerir melhor o fluxo de caixa, estão detalhadas neste e-book, produzido pelos nossos especialistas.